Event anlegen

Erforderliche Angaben

• Destination
• Startdatum
• Enddatum

Unter jedem Event muss mindestens eine "Tour" angelegt sein. Einer Tour wiederum können mehrere Reisegruppen hinzugefügt werden. Nimmt an einem Event nur eine Reisegruppe Teil, ist auch immer nur eine "Tour" erforderlich, welche bspw. "Organisation" genannt werden kann.

 Um Mehrere Touren anlegen zu können muss das Zusatzmodul "Mehrere Touren" aktiviert sein. Siehe hierzu Kapitel Zusatzmodule

Ob bei mehreren Reisegruppen auch mehrere "Touren" angelegt werden sollten, kann anhand folgender Empfehlung entschieden werden:

Im Eventformular kann unter "Zuständige Sachbearbeiter" eingestellt werden, welche Mitarbeiter der Organisation für die Planung des Events verantwortlich sind. Es können beliebig viele Personen hinzugefügt werden. Zur Auswahl stehen alle Personen im System, welchen mindestens die Berechtigungsstufe "Verwaltung" zugeordnet ist.

Das Event wird nur für die Benutzer sichtbar, welche in dieser Liste enthalten sind.

 Die Daten werden für alle anderen Verwaltungsmitarbeiter ausgeblendet. Diese Funktion dient lediglich der Übersichtlichkeit, es besteht kein Zugriffsschutz auf die Daten.

Benutzer mit der Berechtigungsstufe "Manager" sehen immer alle im System angelegten Events.

Tour anlegen

Festlegung von Verantwortungspersonen

 Um Teilnehmern eine Verantwortungsperson zuteilen zu können muss das Zusatzmodul "Verantwortungs-Schemas" aktiviert werden. Siehe hierzu Kapitel Zusatzmodule. Ist das Zusatzmodul "Mehrere touren pro Event" deaktiviert, erscheint die Auswahl des Verantwortlichkeits-Schemas im Reisegruppenformular.

Je nach Verantwortungsschema ist für bestimmte Personen eine Verantwortungsperson erforderlich:

• Alter-Schema: Personen unter 18
• Mentor-Schema: In einem Event kann Personen über 18 Jahren die Rolle "Mentor" in den Personendaten zugewiesen werden. Personen, die keine Mentoren sind, kann ein Mentor als Verantwortungsperson zugewiesen werden. 

Der Verantwortliche für einen Teilnehmer lässt sich in den Personendaten oder in der Kontingent-Raum-Belegung einstellen.

Einstellung der verantwortlichen Person über die Kontingent-Raum-Belegung:

In der Liste stehen zur Auswahl

• leeres Feld → Verantwortlichen rauslöschen
• Diejenigen, die im Zimmer eingeteilt sind und die Verantwortung für andere übernehmen dürfen
• Der aktuell für die Person eingetragene Verantwortliche (falls das nochmal jemand anderes ist). Nur so kann der aktuell Verantwortliche in der Liste auch angezeigt werden.

Falls der aktuell eingetragene Verantwortliche nicht im Zimmer ist, dann wird er rot dargestellt, ansonsten schwarz. Falls man einen gültigen Verantwortlichen auswählt und dieser wird erfolgreich gespeichert, dann erscheint er in grüner Farbe.

Die Berechtigung ist jetzt von der “normalen” Teilnehmer-Bearbeiten-Berechtigung entkoppelt. Standardmäßig können die Verwaltung und der Reiseleiter den Verantwortlichen über diese spezielle Maske bis Phase 320 geändert werden.

Automatisches Anlegen von Tourplanvorlagen

 Um automatisch Tourplanvorlagen anlegen zu können, muss das Zusatzmodul "Automatisches Anlegen von Tourplan-Strukturen" aktiviert werden. Siehe hierzu Kapitel Zusatzmodule

Tourplanvorlagen können nur direkt beim Anlegen der Tour angelegt werden und steht bei bestehender Tour nicht mehr zur Verfügung. Es wird empfohlen nur Tourplan- Vorlagen zu verwenden, welche auf den eigenen Bedarf angepasst wurden. Häufig verwendete Tourplan- Vorlagen können über This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. angefragt werden.

Personengruppen anlegen

Alle in Easy World gespeicherten Personen werden in einer Personengruppe angelegt. Je nach Art der Anwendung können unterschiedliche Strukturen angelegt werden. Bei Schulen empfiehlt sich eine Einteilung nach Abschlussjahrgängen.
Beispiel:

• 2022 BK1 A
• 2022 BK1 B
• 2021 WG A
• 2020 WG A
• [Abschlussjahrgang] [Schultyp] [Klasse]

Fehlerfreie Stammdaten sind bei der Personenverwaltung von großer Bedeutung, um doppelt angelegte Personen zu vermeiden. Das System erkennt die Eindeutigkeit von Personen an Name, Geburtsdatum und Mailadresse. Übergeordnet ist eine Person-ID, welche beispielsweise aus der Datenbank der Schule übernommen werden kann, um eine eindeutige Zuordnung der Personen sicher zu stellen.

Es besteht die Möglichkeit durch einen CSV- Export von Personendaten aus der Datenbank alle benötigten Daten in Easy World zu importieren. Siehe hierzu auch Kapitel 06.

Im Feld "Personengruppe bei Neuregistrierung auswählbar?" stehen folgende Optionen zur Auswahl:

 Personengruppen, bei welchen die Auswahl "Personengruppe der Verwaltungs-Mitarbeiter" aktiviert ist, stehen beim Anlegen eines Accounts nie zur Auswahl.